I Dansk Kristelig Sygeplejeforening har vi vedtaget følgende privatlivspolitik, så vi lever op til den nye persondataforordning i forbindelse med behandlingen af foreningens persondata.

I politikken beskrives hvordan og hvorfor, og til hvad vi bruger medlemmernes oplysninger, samt hvem man kan henvende sig til, hvis der er spørgsmål eller hvis man ønsker sine oplysninger slettet.

Privatlivspolitikken vil være tilgængelig på DKS hjemmeside: www.dks-forum.dk. Derudover vil  den blive tilsendt ved tegning af medlemskab eller anden henvendelse, der fordrer behandling af persondata, for eksempel i forbindelse med tilmeldinger til arrangementer mv.

Dataansvarlig

Den til enhver tid regnskabs- og medlemskartoteksfører

Kontaktperson:

Jørgen Andersen

Kornager 48, 7120 Vejle Øst

Telefonnr.: 51806930

Mail: ja@kornager48.dk

CVR: 63 14 17 12

Behandling af personoplysninger

Ved indmeldelse i foreningen oplyses: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt jobstatus. Medlemskab af en forening sidestilles med at man indgår en aftale/kontrakt og giver dermed DKS tilladelse til at behandle almindelige personoplysninger.  Dette giver man sit samtykke til ved indmeldelsen.

Derudover opbevares oplysninger på bidragsydere, kontakter samt samarbejdspartnere: såsom navn, adresse, telefonnumre, e-mailadresser, bidrag og frivilligt oplyst CPR nummer

Der registreres ingen personfølsomme oplysninger om helbred, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, helbredsoplysninger, seksuel orientering, endsige andre personlige forhold.

I forbindelse med ansættelser samt ønske om indrapportering af gaver indsamles CPR – nummer.

Behandling og videregivelse af persondata

Vi behandler alle personoplysninger strengt fortroligt.

Personoplysningerne bruges udelukkende til at opfylde foreningens formål og vi indhenter kun de absolut mest nødvendige personoplysninger for foreningens virke.

Navn og e-mailadresse benyttes for eksempel til at udsende nyheds- og bedebreve samt andre orienterende mails i forbindelse med foreningens aktiviteter. Adresser og telefonnumre indsamles med det formål at kunne ajourføre mailadresser samt til at kunne målrette vores tilbud til medlemmerne geografisk. Persondata bruges endvidere til kontingentopkrævning via NETS, her bruges ikke personnummer.

Derudover formidles tilbud om aktiviteter fra organisationer som DKS samarbejder med og som kunne tænkes at have interesse for foreningens medlemmer – der videregives ikke persondata.

 

Indsamling af CPR-nummer benyttes kun til at overholde aftaler med gavebidragsydere, til at overholde DKS retslige forpligtelser i forhold til skatte- og regnskabslovgivningen. Eksempel herpå kan være indrapportering af gaver til SKAT med henblik på skattefradrag. Personnummer på bidragsydere er kun tilgængelig for regnskabsføreren og behandles af E-conomic på godkendt måde.

Vi udleverer ikke personoplysninger til andre end de ovenfor beskrevne, med mindre det er skriftlig aftalt på forhånd, det kan for eksempel være i forbindelse med ønske om udveksling af kontaktoplysninger i forbindelse med et afholdt arrangement eller i en lokal DKS-gruppe.

Personnummer på ansatte er også tilgængelig for foreningens formand i forhold til ansættelsesaftale

Opbevaring og beskyttelse af persondata

Alle oplysningerne vil blive slettet når opbevaring ikke længere er nødvendig i forhold til formålet med opbevaringen, og regnskabslovgivningen, det betyder at personoplysningerne opbevares indtil medlemskabet opsiges, samtykket om opbevaring af persondata tilbagekaldes eller hvis vi vurderer, at det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.

Persondata indsamlet i forbindelse med arrangementer mv. slettes automatisk en måned efter arrangementets afholdelse, medmindre anden aftale er indgået.

Personoplysningerne opbevares fortrinsvis som digitale dokumenter, der er sikrede med adgangskoder på de Pc’er, hvor personoplysningerne kan tilgås. Personoplysninger der opbevares som fysiske dokumenter er opbevarede i aflåste skabe.

Vi opbevarer ikke personoplysninger i nogen cloud tjenester.

Vores IT-systemer (regnskabssystem e-conomic) /computere er sikrede mod udefrakommende angreb.

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed. Der er derfor udarbejdet en procedure for håndtering af persondata som alle frivillige i DKS er bekendt med.

Dine rettigheder

Det er frivilligt at afgive personoplysninger. Du kan altid tilbagekalde dit samtykke og bede om at få slettet dine data. Du kan få oplyst hvilke oplysninger vi har registreret og hvad de anvendes til, ved henvendelse til regnskabsføreren. Henvendelse vil blive besvaret hurtigst muligt.

Du er altid velkommen til at kontakte den dataansvarlige for at rette oplysningerne, gøre indsigelse eller få dine personoplysninger slettet